Những câu tiếng nước ngoài thực sự cần khi đi công tác

Phần lớn danh sách câu du lịch được viết cho khách du lịch, và điều đó thể hiện rõ: gọi món, hỏi nhà vệ sinh, trả giá ở chợ. Không có gì sai ở đó, nhưng đó không phải thứ một chuyến công tác thực sự cần. Một chuyến công tác vận hành bằng lời giới thiệu, lời xin lỗi, chỉ đường tới một tòa nhà cụ thể, và các cuộc gọi điện để đặt những thứ bạn không thể đi bộ vào mà đặt trực tiếp. Văn phong cũng trang trọng hơn — bạn đang đại diện cho một công ty chứ không chỉ cho bản thân, và người ở đầu dây bên kia thường cũng vậy.

Giới thiệu bản thân và công ty

Đây là câu được lặp lại nhiều nhất trong bất kỳ chuyến công tác nào, và cũng là câu phần lớn người ta chưa bao giờ thực sự chuẩn bị trước. Bạn sẽ nói một phiên bản của nó ở quầy lễ tân, với tài xế taxi cầm tấm bảng ghi sai tên mình, và ở đầu mỗi cuộc họp.

• "Tôi tên là [tên], tôi đến từ [công ty] để họp với [người/bộ phận]."
• "Tôi có hẹn lúc [giờ] với [tên]."
• "Đây là danh thiếp của tôi." / "Tôi có thể xin danh thiếp của anh/chị không?"
• "Tôi đại diện cho [công ty]. Chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực [ngành]."

Hãy dịch sẵn câu này, và tốt nhất là học thuộc trước khi hạ cánh. Nó đặt tông cho mọi thứ diễn ra sau đó, và lúng túng với nó trước mặt lễ tân là ấn tượng đầu tiên tệ hơn nhiều so với một giọng nói hơi lơ lớ.

Xin lỗi vì trễ hẹn

Kẹt xe, chuyến bay trễ, một tuyến metro đóng cửa không báo trước — trễ giờ trong chuyến công tác là chuyện thường gặp và cần một câu vừa xin lỗi vừa cung cấp thông tin, chứ không chỉ đơn giản là "xin lỗi".

• "Tôi xin lỗi, tôi sẽ trễ khoảng [X] phút vì kẹt xe."
• "Chuyến bay của tôi bị trễ. Tôi sẽ tới nơi lúc [giờ]."
• "Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này. Có thể dời cuộc họp trễ một chút được không?"

Tìm đường tới địa điểm họp

Khu văn phòng, tòa nhà thương mại, khu công nghiệp không được xây dựng như các điểm tham quan du lịch — thường không có lối vào rõ ràng, không có biển chỉ dẫn bằng ngôn ngữ bạn đọc được, và không có ai gần đó đang chờ một vị khách nước ngoài. Đây là một vấn đề khác hẳn việc hỏi đường một người lạ tới ga tàu.

• "Tôi đang tìm [tên công ty], ở tầng [số tầng]."
• "Lối vào dành cho khách / quầy lễ tân ở đâu?"
• "Tôi có cần đăng ký với bảo vệ trước không?"
• "Gần đây có chỗ đậu xe không, hay tôi nên đi taxi?"

Gọi điện đặt taxi hoặc khách sạn

Gọi điện thoại khó hơn giao tiếp trực tiếp vì bạn mất đi cử chỉ, chỉ tay và màn hình để đưa cho người kia xem. Đặt taxi đón hoặc xác nhận đặt phòng khách sạn qua điện thoại chính là tình huống mà vài câu đã học thuộc hoặc dịch sẵn giúp bạn tránh được một cuộc gọi rối rắm, kéo dài.

1. "Tôi muốn đặt taxi lúc [giờ] từ [địa chỉ] đến [địa chỉ]."
2. "Tôi có đặt phòng dưới tên [tên] cho tối nay."
3. "Tôi có thể xin trả phòng muộn vào ngày mai không?"
4. "Anh/chị có thể gọi lại cho tôi không, hay tôi nên gọi lại sau [X] phút?"

Nếu gọi điện trực tiếp cảm thấy quá rủi ro, một số app dịch hỗ trợ nhập giọng nói và phát lại bằng giọng nói, để câu được đọc lại cho bạn hoặc phát cho người ở đầu dây bên kia nghe. Nó không mượt bằng việc tự nói được ngôn ngữ đó, nhưng tốt hơn nhiều so với việc đoán mò.

Ăn tối công việc và dị ứng thực phẩm

Một bữa tối công việc là bối cảnh chuyên nghiệp có kèm đồ ăn, nghĩa là việc truyền đạt rõ dị ứng hay hạn chế ăn uống của bạn quan trọng hơn bình thường — bạn không thể đơn giản lặng lẽ đẩy món ăn sang một bên như khi ăn một mình. Không giải thích rõ được có thể bị hiểu là bất lịch sự thay vì là thận trọng.

• "Tôi bị dị ứng với [thành phần]. Anh/chị có thể xác nhận món này không chứa nó không?"
• "Tôi không thể ăn [thành phần] vì lý do sức khỏe, không phải vì sở thích cá nhân."
• "Món này trông rất ngon, nhưng tôi cần kiểm tra thành phần trước — tôi bị dị ứng."
• "Cảm ơn anh/chị đã sắp xếp cho tôi, tôi rất trân trọng điều đó."

Nói rõ đây là vấn đề sức khỏe chứ không phải sở thích thường được xem trọng hơn ở phần lớn nền văn hóa kinh doanh, và cũng ngăn được việc một chủ nhà có ý tốt cứ nài bạn "ăn thử một miếng nhỏ thôi".

Chuẩn bị trước khi hạ cánh, đừng để tới phút chót

Điểm chung xuyên suốt tất cả những tình huống trên là giống nhau: chúng đều xảy ra vào lúc mà ứng biến tại chỗ rất tốn kém. Một lời giới thiệu lúng túng, một lời xin lỗi lộn xộn, hay một câu dị ứng dịch sai tệ hơn nhiều trong bối cảnh chuyên nghiệp so với bối cảnh thường ngày, vì mức độ quan trọng của ấn tượng bạn tạo ra cao hơn hẳn.

1. Dịch sẵn câu giới thiệu, câu xin lỗi vì trễ, và câu dị ứng trước khi lên máy bay, lúc bạn còn có kết nối ổn định.
2. Lưu chúng ở nơi bạn có thể mở ra ngay lập tức — chụp màn hình trong app ghi chú là đủ.
3. Nếu dùng app dịch offline, tải gói ngôn ngữ khi còn ở nhà có wifi để nó sẵn sàng ngay khi bạn hạ cánh.
4. Luyện nói to câu giới thiệu vài lần. Nhiều khả năng bạn sẽ nói nó từ trí nhớ ít nhất một lần trước khi cần tới màn hình.

Không có điều nào ở trên đòi hỏi bạn phải thông thạo ngôn ngữ đó. Nó chỉ đòi hỏi bạn có sẵn khoảng mười câu bạn thực sự sẽ dùng trước khi chuyến đi bắt đầu, thay vì phát hiện ra mình cần chúng trong lúc đang đứng ở sảnh với ai đó chờ sẵn.